UBT JESUS RIVERO

UBT JESUS RIVERO
TSU Rina Matos, TSU Jacqueline Cadenas, TSU Joel Camargo, TSU José Rodríguez y TSU Alex Tarazona.

martes, 23 de noviembre de 2010

AUTOMATIZACIÓN EN EL PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL DE FICHAS ESTUDIANTILES EN LA UNIVERSIDAD BOLIVARIANA "JESÚS RIVERO" C.A METRO DE CARACAS

-TSU. Rina Matos. -TSU. Jacqueline Cadenas.
-TSU. José Rodríguez. - TSU. Joel Camargo.
- TSU. Alex Tarazona.

Son un grupo de estudiantes del Programa Nacional de Formación (PNF) Licenciatura Administración del Instituto Universitario Tecnológico del Oeste Mariscal Sucre (IUTOMS). Los cuales tomaron la decisión de implementar un Sistema Administrativo en la Universidad Bolivariana de los Trabajadores "Jesús Rivero" de la C.A. Metro de Caracas. Esta decisión fue tomada debido a que dicha universidad no cuenta con una base de datos para el control de fichas estudiantiles en el Departamento de Control de Estudio, por esta deficiencia el proceso de inscripción como de suministro de información a los estudiantes y profesores se hacen muy engorroso. Hay que señalar que el Departamento de Control de Estudio realiza sus trabajos de manera manual en hojas de excel para posteriormente ser impresos y luego archivado. Por esta razón los estudiantes antes mencionados decidieron implementar un Sistema Administrativo de Fichas Estudiantiles y así tener toda la información digitalizada inherente a los estudiantes y profesores de manera de tenerla guardada en una base de dato. En conclusión se puede decir que el proceso implementado por la Universidad es inadecuado por la lentitud del servicio y al aplicar el proyecto se contara con un sistema eficiente en el Registro y Control de la Fichas Estudiantiles, con la puesta en marcha del nuevo formato se logrará menor tiempo de respuesta para los tramites de los estudiantes y profesores, manejo apropiado de la información y un registro efectivo de la información.

La Universidad Bolivariana de los Trabajadores "Jesús Riveros" de la C.A. Metro de Caracas cuenta con tres sedes, las cuales son: Las Adjuntas, Propatria y la Paz. El Sistema Administrativo se esta desarrollando en el Departamente de Control de Estudio del nucleo Las Adjuntas.

Para mayor información puede comunicarse a través del N° de Telf.: (0414)183.79.92 o algunos de los siguientes correos electrónico:

Rina Matos - davielys_292@hotmail.com

Jacqueline Cadenas - jacquelinecadenas@hotmail.com

José G. Rodríguez - rmjgant@hotmail.com

Joel Camargo - camargojoel_@hotmail.com

Alex Tarazona - aatd39@hotmail.com

PANTALLAS DEL SISTEMA A IMPLEMENTAR















































































Cronograma de Actividades.


jueves, 22 de julio de 2010

SÍNTESIS DEL PROYECTO

Según la resolución 2963 del 14/03/2008, publicada en gaceta oficial Nº 38.930, los Programas Nacionales de formación llamados comúnmente PNF, fueron elaborados por el Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior, actualmente llamado Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria con el apoyo de expertos en estas áreas de varias universidades y colegios universitarios.


Con esta nueva modalidad académica no se pretende la eliminación de los programas habituales que ofrecen las universidades sino darles a los estudiantes la oportunidad de ingresar a un sistema que resuelva muchos de los problemas existentes en las estructuras curriculares de las diferentes casas de estudios. Entre lo que se destaca la aptitud del estudiantado a resolver problemas reales que se presentan en su entorno, con el fin de aplicar los conocimientos adquiridos y progresar con la experiencia del día a día; pero para lograrlo las universidades deben contar con un buen registro y control de expedientes de los alumnos, con el objetivo que el docente tenga información primaria para enriquecer su evaluación diagnóstica.


Entre las instituciones que están aplicando esta nueva modalidad se encuentra el Objeto de estudio del presente proyecto, la Universidad Bolivariana de los Trabajadores "Jesús Rivero", la cual por ser una institución recién constituida tiene actualmente una serie de inconvenientes que impiden cumplir a cabalidad los objetivos principales para lo cual fue creada, entre los que se destacan, la carencia de un sistema administrativo de registro y control que faciliten las tareas administrativas de la Coordinación de Estudio para dar respuestas inmediatas a los estudiantes y profesores que hacen vida en la institución anteriormente mencionada.

En entrevistas realizadas a la Lic. Virginia Bello, Coordinadora del Núcleo de formación Adjuntas, así como al Lic. Neil Garrido Coordinador de control de estudio y estadísticas, expresaron que resulta muy laborioso llevar un registro actualizado de las fichas y notas de los estudiantes, porque no cuentan con un programa informático que facilite esta actividad; actualmente esta labor se realiza de manera manual en formatos previamente diseñados en hojas de Excel e impresos para ser llenados por los alumnos y profesores con el objeto de armar el expediente en una carpeta, que luego es almacenada en archivadores ubicados en este departamento. Igualmente en entrevistas realizadas a un grupo de estudiantes de la Universidad Bolivariana de Trabajadores “Jesús Rivero”, manifestaron que el tiempo de respuestas de la coordinación de estudio en cuanto a notas y asignaturas que deben cursar es muy largo (tres o cuatro días); obteniendo como consecuencias, retardos en los trámites administrativos y molestias en la comunidad estudiantil. Por todo lo antes expuesto, se pretende establecer cuáles son los métodos administrativos más apropiados para que la coordinación de estudio mejore sus procesos administrativos tomando en consideración los recursos materiales con los que cuenta actualmente la institución.

ESQUEMA INICIAL DE LOS COMPONENTES DEL PROGRAMA

Este programa estará estructurado en seis módulos que conformaran en conjunto la información requerida para la elaboración de la ficha estudiantil.

1. Módulo de Fichas Personales de los Coordinadores de Centro. Con este se pretende obtener y almacenar los datos básicos de los usuarios que utilizaran el sistema.

2. Módulo de Fichas Personales de Estudiantes de la UBTJR. Este tendrá como finalidad obtener y almacenar los datos básicos de los nuevos estudiantes.

3. Módulo Inscripción en los PNF. Tendrá como finalidad registrar el número de estudiantes inscritos para un período determinado, así como las materias que deben cursar según los reglamentos de prelación en cada uno de los niveles de la carrera a cursar.

4. Módulo Registro y Control de Notas. En este módulo se podrá llevar un registro y control de las notas por materia, obtenidas por los alumnos en los diferentes trayectos.

5. Módulo Carreras y Materias en los PNF. Este tiene como finalidad tener un registro actualizado de las materias que se deben cursar en cada una de las carreras, tomando en cuenta cada uno de los niveles. (Trayectos y Trimestres).

6. Módulo de Mantenimiento del Sistema. Este tiene como propósito realizar el mantenimiento preventivo y correctivo a la base de datos con el fin de mantener la eficiencia del sistema.


Es importante señalar que a este sistema se le podrá incorporar nuevos módulos para que automaticen aun más el proceso administrativo la UBTJR, como puede ser el Módulo de automatización de constancias de estudios, notas y carnetización, entre otros.

OBJETIVOS DEL PROYECTO

1) Mejorar la eficiencia en el registro y control de las fichas estudiantiles en la coordinación de estudios de la UBT “Jesús Rivero” CA. Metro de Caracas.

2) Elaborar una base de Datos Digitalizada para el almacenamiento, manejo de la información requerida y elaboración de las fichas estudiantiles.

3) Diseñar formatos digitalizados apropiados para la recolección y manejo de la información requerida.

4) Establecer rutinas sencillas para el registro y control de la información de los estudiantes que mejoren el tiempo de respuestas de la coordinación de estudio.

JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO

El presente proyecto se justifica debido a que presenta una solución tangible a un problema concreto, que vendrá a dar respuesta a una necesidad clara y concisa, relacionada con los beneficios que tendrá, la implantación y puesta a punto de un sistema administrativo, que mejore los tiempos de respuesta en cuanto al registro y control de fichas estudiantiles, en la Coordinación de Estudio en la Universidad Bolivariana de Trabajadores “Jesús Rivero” Centro de Formación CA. Metro de Caracas.

En cuanto a los aportes que tendrá el sistema administrativo, que mejorará la eficiencia del Departamento de Coordinación de Estudio, porque reducirá las horas hombre empleadas para llevar un registro efectivo y actualizado de las fichas estudiantiles.

También servirá como una herramienta valiosa para realizar un diagnóstico inicial más acertado tomando en cuenta las debilidades y las fortalezas de los estudiantes en los diferentes niveles de educación.

Por último, los datos generados por el departamento de Coordinación de Estudio estarían almacenados en una base de datos digitalizada y actualizada que permitirá reducir el tiempo en los trámites administrativos que requieran los estudiantes y profesores.

ESTRUCTURA DE LA MATRIZ DEL MARCO LÓGICO (Definiciones y Enfoque al Proyecto).







martes, 22 de junio de 2010

MARCO LÓGICO


Es una herramienta para la planificación y gestión de proyectos orientados por objetivos, una manera de estructurar los principales elementos de un proyecto, subrayando los lazos lógicos entre los insumos previstos, las actividades planeadas y los resultados esperados. Es un diseño en varios pasos, cuyo punto culminante es una matriz que muestra la estructura básica de la intervención, y que es lo que hoy se conoce como matriz de marco lógico.

lunes, 17 de mayo de 2010

Automatización del Proceso de Registro y control de Fichas Estudiantiles en la Coordinación de Estudio de la Universidad Bolivariana de los Trabajador


PROYECTO

Implantar un Diseño Digitalizado de Registro Control de las Fichas estudiantiles en la Coordinación de Estudios de la Universidad Bolivariana de Trabajadores "Jesús Rivero" Centro de Formación C.A Metro de Caracas.

DESCRIPCIÓN DEL OBJETO DE ESTUDIO

La Universidad "Jesús Rivero " es un centro de estudios universitarios que se encarga de administrar por medio de convenios, Lo Programas Nacionales de Formación (PNF) de otras universidades tales como:
  • La Universidad Bolivariana de Venezuela.
  • Misión Sucre.
  • Universidad Experimental Simón Rodríguez.
  • Universidad Politécnica Dr. Federico Rivero Palacios.
Actualmente administra los siguientes programas Nacionales de formación:
  1. TSU e Ing. en Mecánica.
  2. TSU e Ing. Electrónica.
  3. TSU e Ing. Construcción civil.
  4. Arquitectura.
  5. TSU y Lic. Administración y Gestión.
  6. TSU y Lic. Informática para la gestión social.
  7. TSU y Lic. Gestión social para el desarrollo local Lic. Estudios Políticos.
  8. Lic. Estudios Jurídicos.

Posteriormente obtener del PNF Profesionales capacitados por la clase trabajadora dentro de la empresa C.A. METRO y desde la práctica pedagógica socio productiva, tales como:
  1. TSU y Lic. En Operaciones Metro.
  2. TSU e Ing. Mecánica Disel.
  3. TSU. Mantenimiento en Vías férrea.
En cuanto al centro de coordinación de estudios y de acuerdo a entrevistas realizadas al personal que trabaja en este departamento se pudo conocer los siguiente:
La Universidad tiene tres centros de coordinación que se encuentran ubicados en distintos espacios cedidos por C.A. METRO los cuales son:
  • Centro de Coordinación Patio la Paz Ubicado en la estación la Paz Edificio Administrativo de patios y talleres.
  • Centro de coordinación Patio Propatria Ubicado en la estación Propatria Edificio Administrativo de Patios y talleres.
  • Centro de Coordinación Principal Patio Adjuntas Ubicado en el Edificio Administrativo del Centro de Entrenamiento de CAMETRO en la estación Adjuntas.
La Universidad Bolivariana de Trabajadores "Jesús Rivero" Centro de Formación C.A Metro de Caracas fue inaugurada en el año 2008 y tiene funcionando como Institución formal aproximadamente año y medio.

El Coordinador principal de estudio de esta universidad manifiesta que por estar recien inaugurada esta Institución, no se cuenta con un sistema administrativo de control de estudio que pueda mejorar la eficiencia de este departamento, porque al comenzar a funcionar como centro de estudio, tuvo una gran aceptación de parte de los trabajadores y hubo una gran demanda de cupos (300 personas) lo cual complico más el trabajo que tenia que llevar.

Durante el tiempo que tienen prestando dichos servicios educativos se improvisaron un conjunto de formatos en hoja de excel para dar respuesta a los estudiantes y profesores que hacen vida en esta casa de estudio.

Al iniciarse los PNF las primeras notas fueron transcritas en hojas de trabajo a mano y almacenadas en archivos en cada uno de los centro nombrados anteriormente.

El departamento principal de coordinación ubicado en los patios y talleres de la estación Adjuntas transcribió las notas en hojas de cálculo, las cuales estan almacenadas en carpetas digitales en una computadora ubicada en este centro, por último se pudo observar que actualmente la universidad cuenta con un total de 6 computadoras, distribuidas en los diferentes centros, las cuales están conectadas en red a través del servidor de C.A. METRO, y cada una de ellas cuenta con acceso a Internet.

PLANTEAMIENTO Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

Los Programas Nacionales de formación llamados comùnmente PNF, estàn elaborados por el Ministerio de Educación Superior con el apoyo de expertos en estas áreas provenientes de varias universidades y colegios universitarios.

Con esta nueva modalidad académica no se pretende la eliminación de los programas habituales que ofrecen las universidades sino de darle a los estudiantes la oportunidad de ingresar a un sistema que resuelva muchos de los problemas existentes en las estructura curricular de numerosas casas de estudios. Entre los que podemos destacar la aptitud del estudiantado para resolver los problemas reales que se presentan en su entorno, con el fin de aplicar los conocimientos adquiridos y enriquecerlos con la experiencia del día a día. Para lograr esto las universidades deben contar con un buen registro y control de expedientes de los alumnos, con el objetivo que el docente cuente con información primaria para enriquecer su evaluación diagnóstica.

Entre las instituciones que estan aplicando esta nueva modalidad se encuentra el Objeto de estudio del presente proyecto, la Universidad Bolivariana de los Trabajadores "Jesús Rivero", la cual por ser una institución de reciente creación tiene actualmente una serie de inconvenientes que impiden cumplir a cabalidad los objetivos primarios para lo cual fue creada, entre los que podemos destacar, la carencia de un sistema Administrativo de registro y control que facilite las tareas administrativas del Departamento de Coordinación de Estudio, con el fin dar respuestas inmediatas a los estudiantes y profesores que hacen vida en esta institución.

El personal que trabaja en ese departamento expresa que resulta muy laborioso llevar un registro actualizado de las fichas estudiantiles y notas de los estudiantes, porque no se cuenta con un programa informático que facilite esta tarea; actualmente esto se realiza de manera manual en formatos previamente diseñados en hojas de excel, e impresos para ser llenados por los alumnos y profesores con el objeto de armar el expediente en una carpeta que luego es almacenada en archivadores ubicados en este departamento. Igualmente los estudiantes expresan que el tiempo de respuestas del departamento en cuanto a notas y materias que deben cursar es muy largo (tres y cuatro días); trayendo como consecuencia, retardo en los tramites administrativos, así como molestias en la comunidad estudiantil. Por esta razón, se pretende establecer cuáles son los métodos administrativos más apropiados para que el departamento mejore sus procesos tomando en cuenta los recursos materiales con los que cuenta actualmente esta institución.
Del planteamiento anterior surgen las siguientes interrogantes:
1. ¿Qué proceso administrativo utiliza actualmente el Departamento de Coordinación de Estudio para llevar el registro y control de las ficha estudiantiles?
2. ¿Cuales son las debilidades y fortalezas que tiene el proceso administrativo que actualmente se utiliza para llevar el registro y control de las ficha estudiantiles?
3.¿Cuál es el sistema administrativo más apropiado para mejorar la eficiencia del Departamento de Coordinación de Estudio de la Universidad " Jesús Rivero" en cuanto el registro y control de las fichas estudiantiles?

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

Objetivos Generales

Implantar un sistema administrativo digitalizado de registro y control de fichas estudiantiles en la Coordinación de la Universidad Bolivariana de Trabajadores "Jesús Rivero" Centro de Formación C.A Metro de Caracas.

Objetivos Específicos

  • Describir el proceso administrativo utilizado actualmente por el Departamento de Coordinación de Estudio para llevar el registro y control de las ficha estudiantiles.
  • Determinar las debilidades y fortalezas en el manejo de la información para llevar el registro y control de las ficha estudiantiles.
  • Diseñar un sistema administrativo que mejore la eficiencia del Departamento de Coordinación de Estudio de la Universidad " Jesús Rivero" en cuanto el registro y control de las fichas estudiantiles.
JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

El presente proyecto se justifica debido a que presenta una solución tangible a un problema concreto que vendrá a dar respuesta, a una necesidad clara y concisa relacionada con los beneficios que traerá, la implantación y puesta a punto de un sistema administrativo que mejore los tiempos de respuesta en cuanto al registro y control de fichas estudiantiles en la Coordinación de Estudio en la Universidad Bolivariana de Trabajadores “Jesús Rivero” Centro de Formación C.A Metro de Caracas.

En cuanto a los aportes que traerá, podemos decir que mejorarìa la eficiencia del Departamento de Coordinación de Estudio, porque reducirá las horas hombre empleadas para llevar un registro efectivo y actualizado de las fichas estudiantiles.

También servirá como una herramienta valiosa para realizar un diagnóstico inicial más acertado tomando en cuenta las debilidades y las fortalezas de los estudiantes en los diferentes niveles de educación.
por último, los estudiantes estarían registrados en una base de datos digitalizada y actualizada que permitirá reducir los tiempos en los tramites administrativos que requieran.

BIBLIOGRAFÍA

  • Balestrini A., M. (2006) ¿Cómo Se Elabora El Proyecto de Investigación? (7ma edición). Caracas: BL Consultores Asociados.
  • Universidad Pedagógica Experimental Libertador (2006). Manual de Trabajo de Grado de Especializaciones y Maestría y Tesis Doctorales. (6ta edición). Caracas: FEDUPEL.
  • Monografías. Com. " Elaboración de Proyecto Comunitario". www.Monografias.com (consultado 15 Marzo de 2010).
  • Escuela de Emprendedores "Manual para la presentación de Proyectos Comunitarios". www.escueladeemprendedores.com.ve (consultado 20 Marzo de 2010).
  • Ley de Servicio Comunitario "Presentación del Proyecto Comunitario". www.ujap.edu.ve/Universitas/html/serv_comunitario (consultado 20 Marzo de 2010).