AUTOMATIZACIÓN EN EL PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL DE FICHAS ESTUDIANTILES EN LA UNIVERSIDAD BOLIVARIANA "JESÚS RIVERO" C.A METRO DE CARACAS

-TSU. Rina Matos. -TSU. Jacqueline Cadenas.
-TSU. José Rodríguez. - TSU. Joel Camargo.- TSU. Alex Tarazona.

Son un grupo de estudiantes del Programa Nacional de Formación (PNF) Licenciatura Administración del Instituto Universitario Tecnológico del Oeste Mariscal Sucre (IUTOMS). Los cuales tomaron la decisión de implementar un Sistema Administrativo en la Universidad Bolivariana de los Trabajadores "Jesús Rivero" de la C.A. Metro de Caracas. Esta decisión fue tomada debido a que dicha universidad no cuenta con una base de datos para el control de fichas estudiantiles en el Departamento de Control de Estudio, por esta deficiencia el proceso de inscripción como de suministro de información a los estudiantes y profesores se hacen muy engorroso. Hay que señalar que el Departamento de Control de Estudio realiza sus trabajos de manera manual en hojas de excel para posteriormente ser impresos y luego archivado. Por esta razón los estudiantes antes mencionados decidieron implementar un Sistema Administrativo de Fichas Estudiantiles y así tener toda la información digitalizada inherente a los estudiantes y profesores de manera de tenerla guardada en una base de dato. En conclusión se puede decir que el proceso implementado por la Universidad es inadecuado por la lentitud del servicio y al aplicar el proyecto se contara con un sistema eficiente en el Registro y Control de la Fichas Estudiantiles, con la puesta en marcha del nuevo formato se logrará menor tiempo de respuesta para los tramites de los estudiantes y profesores, manejo apropiado de la información y un registro efectivo de la información.

La Universidad Bolivariana de los Trabajadores "Jesús Riveros" de la C.A. Metro de Caracas cuenta con tres sedes, las cuales son: Las Adjuntas, Propatria y la Paz. El Sistema Administrativo se esta desarrollando en el Departamente de Control de Estudio del nucleo Las Adjuntas.

Para mayor información puede comunicarse a través del N° de Telf.: (0414)183.79.92 o algunos de los siguientes correos electrónico:

Rina Matos - davielys_292@hotmail.com

Jacqueline Cadenas - jacquelinecadenas@hotmail.com

José G. Rodríguez - rmjgant@hotmail.com

Joel Camargo - camargojoel_@hotmail.com

Alex Tarazona - aatd39@hotmail.com

PANTALLAS DEL SISTEMA A IMPLEMENTAR

Cronograma de Actividades.

Fotografías y Video de visita realizada a la Sede de la C.A. Metro de Caracas Nucleo Las Adjunta

SÍNTESIS DEL PROYECTO

Según la resolución 2963 del 14/03/2008, publicada en gaceta oficial Nº 38.930, los Programas Nacionales de formación llamados comúnmente PNF, fueron elaborados por el Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior, actualmente llamado Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria con el apoyo de expertos en estas áreas de varias universidades y colegios universitarios.


Con esta nueva modalidad académica no se pretende la eliminación de los programas habituales que ofrecen las universidades sino darles a los estudiantes la oportunidad de ingresar a un sistema que resuelva muchos de los problemas existentes en las estructuras curriculares de las diferentes casas de estudios. Entre lo que se destaca la aptitud del estudiantado a resolver problemas reales que se presentan en su entorno, con el fin de aplicar los conocimientos adquiridos y progresar con la experiencia del día a día; pero para lograrlo las universidades deben contar con un buen registro y control de expedientes de los alumnos, con el objetivo que el docente tenga información primaria para enriquecer su evaluación diagnóstica.


Entre las instituciones que están aplicando esta nueva modalidad se encuentra el Objeto de estudio del presente proyecto, la Universidad Bolivariana de los Trabajadores "Jesús Rivero", la cual por ser una institución recién constituida tiene actualmente una serie de inconvenientes que impiden cumplir a cabalidad los objetivos principales para lo cual fue creada, entre los que se destacan, la carencia de un sistema administrativo de registro y control que faciliten las tareas administrativas de la Coordinación de Estudio para dar respuestas inmediatas a los estudiantes y profesores que hacen vida en la institución anteriormente mencionada.

En entrevistas realizadas a la Lic. Virginia Bello, Coordinadora del Núcleo de formación Adjuntas, así como al Lic. Neil Garrido Coordinador de control de estudio y estadísticas, expresaron que resulta muy laborioso llevar un registro actualizado de las fichas y notas de los estudiantes, porque no cuentan con un programa informático que facilite esta actividad; actualmente esta labor se realiza de manera manual en formatos previamente diseñados en hojas de Excel e impresos para ser llenados por los alumnos y profesores con el objeto de armar el expediente en una carpeta, que luego es almacenada en archivadores ubicados en este departamento. Igualmente en entrevistas realizadas a un grupo de estudiantes de la Universidad Bolivariana de Trabajadores “Jesús Rivero”, manifestaron que el tiempo de respuestas de la coordinación de estudio en cuanto a notas y asignaturas que deben cursar es muy largo (tres o cuatro días); obteniendo como consecuencias, retardos en los trámites administrativos y molestias en la comunidad estudiantil. Por todo lo antes expuesto, se pretende establecer cuáles son los métodos administrativos más apropiados para que la coordinación de estudio mejore sus procesos administrativos tomando en consideración los recursos materiales con los que cuenta actualmente la institución.

ESQUEMA INICIAL DE LOS COMPONENTES DEL PROGRAMA

Este programa estará estructurado en seis módulos que conformaran en conjunto la información requerida para la elaboración de la ficha estudiantil.

1. Módulo de Fichas Personales de los Coordinadores de Centro. Con este se pretende obtener y almacenar los datos básicos de los usuarios que utilizaran el sistema.

2. Módulo de Fichas Personales de Estudiantes de la UBTJR. Este tendrá como finalidad obtener y almacenar los datos básicos de los nuevos estudiantes.

3. Módulo Inscripción en los PNF. Tendrá como finalidad registrar el número de estudiantes inscritos para un período determinado, así como las materias que deben cursar según los reglamentos de prelación en cada uno de los niveles de la carrera a cursar.

4. Módulo Registro y Control de Notas. En este módulo se podrá llevar un registro y control de las notas por materia, obtenidas por los alumnos en los diferentes trayectos.

5. Módulo Carreras y Materias en los PNF. Este tiene como finalidad tener un registro actualizado de las materias que se deben cursar en cada una de las carreras, tomando en cuenta cada uno de los niveles. (Trayectos y Trimestres).

6. Módulo de Mantenimiento del Sistema. Este tiene como propósito realizar el mantenimiento preventivo y correctivo a la base de datos con el fin de mantener la eficiencia del sistema.


Es importante señalar que a este sistema se le podrá incorporar nuevos módulos para que automaticen aun más el proceso administrativo la UBTJR, como puede ser el Módulo de automatización de constancias de estudios, notas y carnetización, entre otros.

OBJETIVOS DEL PROYECTO

1) Mejorar la eficiencia en el registro y control de las fichas estudiantiles en la coordinación de estudios de la UBT “Jesús Rivero” CA. Metro de Caracas.

2) Elaborar una base de Datos Digitalizada para el almacenamiento, manejo de la información requerida y elaboración de las fichas estudiantiles.

3) Diseñar formatos digitalizados apropiados para la recolección y manejo de la información requerida.

4) Establecer rutinas sencillas para el registro y control de la información de los estudiantes que mejoren el tiempo de respuestas de la coordinación de estudio.